Il galateo della posta elettronica

Uno degli strumenti più utilizzati della rete è certamente la posta elettronica che può anche trasformarsi in veicolo per virus e messaggi pubblicitari indesiderati. Scrivere le e-mail po' sembrare una cosa banale ed immediata ma in realtà ci sono delle piccole regole da rispettare per tutelare le diverse esigenze che entrano in gioco quando si preme il tasto “Invia”. Quando ricevo una e-mail noto spesso cose non corrette così ho deciso di raccogliere in un post quelle che sono considerate le regole di galateo in materia di comunicazione elettronica.
Se qualcuno le reputa troppo difficili da comprendere o mettere in atto gli consiglio una bella voliera con piccioni viaggiatori...
Allora iniziamo:

1. sicurezza: ricordate che il mittente di un messaggio può essere falsificato molto facilmente, per cui non fidatevi dell'indicazione apparente del mittente prima di aprire un allegato o dare per buono del contenuto di un messaggio.La posta nel percorso tra mittente e destinatario puo' essere "intercettata" e letta da chiunque sia un po' "smanettone". E' quindi sconsigliabile inviare a mezzo di posta elettronica numeri di carta di credito, informazioni riservate, password, ecc...Esistono comunque dei sistemi di crittografia (es. il cosiddetto Pretty Good Privacy o PGP) che consentono un certo grado di protezione e riservatezza.
2. Si usa scrivere in minuscolo. Il maiuscolo equivale a "gridare", per cui e' possibilmente da evitare o da utilizzare solo nel titolo.Per "stressare" o sottolineare un concetto o una parola si usa racchiuderlo/a tra asterischi (es. *exactly*).
   
3. allegati: a proposito di allegati, evitate quelli inutili. Se dovete mandare un testo non impaginato, copiatelo e incollatelo nel corpo del messaggio: non allegatelo sotto forma di documento separato (tipicamente Word), perché diventa molto più pesante e obbliga il destinatario ad avere il programma corrispondente e a lanciarlo soltanto per leggere il vostro messaggio. Se ripetete quest'operazione decine di volte al giorno, diventa rapidamente una grande scocciatura.
4. ancora allegati: chiedete il permesso prima di inviare allegati. Chi riceve può essere collegato a Internet a bassa velocità (magari col cellulare) e magari paga per ogni bit che riceve.
5. allegati adulti: se l'allegato è magari di natura un po' adulta, avvisate il destinatario, in modo che non lo apra in situazioni potenzialmente imbarazzanti. Se gli fate gemere di piacere il computer portatile intanto che è sull'autobus o in ufficio, non credo vi ringrazierà.
6. Qualora si facciano delle battute, e' opportuno associarle sempre ad uno smiley per evitare che vengano equivocate.
7. evitate la posta in formato HTML: usate il testo semplice. I messaggi diventano molto più leggeri e sicuri, perché nel testo semplice non si possono annidare virus e altri comandi ostili. E' una funzione prevista da tutti i programmi di posta.
8. copia carbone nascosta: non è cortese né educato disseminare gli indirizzi di posta degli amici e dei colleghi. Più un indirizzo gira in Rete, più è facile che diventi bersaglio di pubblicità indesiderata (spam). Se dovete mandare lo stesso messaggio a tante persone e non volete rivelare gli indirizzi, usate la funzione CCN o BCC (copia carbone nascosta o Blind Carbon Copy), presente in tutti i programmi per la gestione della posta, anche quelli via Web.
9. questioni di stile: ricordate che è molto più faticoso leggere un messaggio a video che su carta, per cui usate paragrafi brevi, lasciate una riga vuota fra i paragrafi, NON SCRIVETE TUTTO IN MAIUSCOLO, siate concisi ("la mail deve essere come una minigonna, corta quanto basta per essere interessante ma lunga abbastanza da coprire l'argomento", dice un antico proverbio della rete), usate le "righe antispoiler" (un blocco di righe vuote) in modo da non mostrare subito sul video eventuali informazioni, come il finale di un film, che non sapete se il destinatario vuol farsi rivelare; imparate il quoting, ossia come si citano i messaggi degli altri per facilitare la comunicazione e non perdere il filodel discorso (qui trovate un'ottima guida in italiano).
10. signature: ad un messaggio di posta elettronica si puo' associare una "firma elettronica" detta "signature" che riporta le informazioni rilevanti del mittente (Nome, Cognome, Indirizzo, Numero di telefono, di fax e di e-mail). E' opportuno che la firma non superi le 4 righe e che non contenga elementi offensivi o pubblicitari.